Política de Privacidade

01 Âmbito

Esta política aplica-se ao site público do KAR PMS, à candidatura ao Founding Pilot, às contas do piloto e à utilização do software e dos respetivos canais de suporte.

A política abrange três contextos diferentes:

• visitantes do site, incluindo quem consulta páginas públicas;
• candidatos e participantes, incluindo contactos, proprietários, gestores e utilizadores autorizados;
• pessoas cujos dados são introduzidos no KAR pelo alojamento, como hóspedes ou contactos associados a reservas.

02 Responsável e papéis no tratamento

Para os dados da candidatura, da relação com participantes, da administração de contas, da segurança do serviço e das comunicações da HotelRevenue, o responsável pelo tratamento é:

Responsável

HotelRevenue

Localização

Lagos, Portugal

Contacto de privacidade

geral@hotelrevenue.pt

Dados operacionais e de hóspedes

Nos dados que um alojamento introduz para gerir reservas, estadias e hóspedes, o alojamento determina normalmente as finalidades e os meios essenciais do tratamento. Nessa situação, a HotelRevenue tratará esses dados de acordo com as instruções documentadas do alojamento e com o enquadramento acordado na adesão ao piloto.

A repartição concreta de responsabilidades, as instruções e as condições aplicáveis a este tratamento serão formalizadas na documentação de adesão, quando exigível.

03 Dados pessoais que podemos tratar

As categorias dependem da forma como o KAR é utilizado:

• candidatura ao piloto: nome do alojamento, nome e contacto da pessoa responsável, email, telefone, localidade, tipo e dimensão do alojamento, PMS atual, desafio indicado e informação de origem da candidatura;
• conta e utilizadores: nome, email, telefone, função, credenciais protegidas, permissões, preferências e estado da conta;
• propriedade e operação: dados do alojamento, unidades, reservas, estadias, datas, origem, ocupação, valores registados e notas operacionais;
• hóspedes: identificação, contactos, dados da estadia e outros elementos que o alojamento decida registar de forma lícita e necessária;
• utilização e segurança: endereço IP, data e hora, identificadores de sessão, navegador, registos de acesso, erros e eventos necessários para autenticação, prevenção de abuso e diagnóstico;
• comunicações e feedback: mensagens, pedidos de suporte, respostas a questionários, sugestões e registo do acompanhamento.

Os dados são obtidos diretamente do candidato ou participante, dos utilizadores autorizados, do alojamento que os introduz, ou são gerados pela utilização técnica do serviço. Nesta fase, o KAR não importa automaticamente reservas ou dados de hóspedes de Booking.com, Airbnb ou outros canais.

04 Finalidades e fundamentos jurídicos

Tratamos dados apenas quando existe uma finalidade identificada e um fundamento aplicável. Consoante o contexto, podemos tratar dados para:

• receber, avaliar e responder a candidaturas, incluindo contacto sobre adequação e disponibilidade do piloto — diligências a pedido do candidato e, quando aplicável, interesse legítimo em selecionar participantes adequados;
• criar, configurar e gerir a participação, autenticar utilizadores, prestar as funcionalidades e acompanhar o piloto — execução da relação acordada e diligências pré-contratuais;
• prestar suporte e comunicar alterações do serviço — execução da relação e interesse legítimo em prestar um serviço funcional e assistido;
• proteger contas, prevenir abuso e investigar incidentes — interesse legítimo na segurança e integridade do serviço e, quando exista, obrigação legal;
• medir a utilização, corrigir erros e melhorar o produto — interesse legítimo em desenvolver o KAR, com dados minimizados e, sempre que adequado, agregados;
• gerir pedidos, demonstrar conformidade e defender direitos — cumprimento de obrigações legais e interesse legítimo na gestão de reclamações ou processos;
• enviar comunicações opcionais que ultrapassem o acompanhamento solicitado — consentimento, quando este for pedido.

Quando o tratamento se basear em consentimento, este pode ser retirado a qualquer momento, sem afetar a licitude do tratamento anterior. A retirada de consentimento não afeta tratamentos que tenham outro fundamento válido.

Quando invocarmos interesse legítimo, ponderamos a finalidade, a necessidade do tratamento e o impacto nos titulares. Pode opor-se nos termos descritos abaixo.

05 Destinatários e prestadores

O acesso é limitado a quem dele necessite para as finalidades descritas. Os dados podem ser comunicados:

• a membros autorizados da equipa HotelRevenue, sujeitos a deveres de confidencialidade;
• a categorias de prestadores que apoiem alojamento de infraestrutura, bases de dados, cópias de segurança, segurança, correio eletrónico, comunicações, suporte técnico e manutenção, apenas na medida em que sejam utilizados;
• a consultores profissionais, auditores ou seguradoras, quando necessário e sujeitos a deveres adequados;
• a autoridades públicas, tribunais ou entidades competentes, quando a lei o exija ou seja necessário para proteger direitos legítimos.

Os prestadores que tratem dados por nossa conta ficam sujeitos a instruções, confidencialidade e medidas de proteção adequadas. A HotelRevenue não vende dados pessoais nem permite que estes destinatários os usem para publicidade própria não solicitada.

06 Transferências internacionais

Privilegiamos tratamentos no Espaço Económico Europeu. Se a prestação do serviço implicar uma transferência para um país fora desse espaço, esta só será realizada quando existir um mecanismo válido e salvaguardas aplicáveis, como uma decisão de adequação, cláusulas contratuais-tipo ou outro instrumento previsto na legislação de proteção de dados.

Pode pedir informação adicional sobre o mecanismo relevante através de geral@hotelrevenue.pt. A resposta poderá omitir elementos estritamente confidenciais ou relacionados com segurança.

07 Durante quanto tempo conservamos os dados

Não conservamos dados pessoais por mais tempo do que o necessário para a finalidade que justificou o tratamento. Em regra:

• candidaturas: são conservadas normalmente até 12 meses após a receção, para análise, contacto e eventual abertura de novas vagas, salvo pedido de apagamento ou necessidade legítima diferente;
• conta, utilização e dados operacionais: enquanto a participação estiver ativa e, após o seu termo, durante o período necessário para encerramento, exportação ou eliminação, continuidade técnica, cumprimento legal ou defesa de direitos;
• comunicações e suporte: pelo período necessário para resolver o pedido, manter contexto útil e demonstrar o acompanhamento prestado;
• registos técnicos e de segurança: apenas durante o período necessário para segurança, deteção de incidentes, diagnóstico e obrigações aplicáveis;
• dados sujeitos a obrigação legal ou litígio: durante o prazo legal aplicável ou enquanto for necessário para estabelecer, exercer ou defender direitos.

Quando existam cópias de segurança, estas seguem ciclos próprios de retenção e são isoladas do uso corrente. Quando a eliminação imediata não seja tecnicamente possível, os dados permanecem protegidos e deixam de ser utilizados para outras finalidades até à sua substituição ou eliminação.

08 Os seus direitos

Nos termos aplicáveis, pode exercer os direitos de:

• acesso aos seus dados e obtenção de informação sobre o tratamento;
• retificação de dados inexatos ou incompletos;
• apagamento dos dados, quando não exista motivo prevalecente para os conservar;
• limitação do tratamento em determinadas circunstâncias;
• oposição a tratamentos baseados em interesse legítimo, atendendo à sua situação particular;
• portabilidade dos dados que forneceu, quando o tratamento automatizado se baseie no consentimento ou num contrato;
• retirada do consentimento, quando este seja o fundamento utilizado;
• não ficar sujeito a uma decisão baseada unicamente em tratamento automatizado que produza efeitos jurídicos ou significativamente semelhantes, nos termos legais.

Para exercer um direito, escreva para geral@hotelrevenue.pt e indique o pedido com clareza. Podemos solicitar elementos proporcionais para confirmar a identidade e proteger os dados contra acesso indevido. Responderemos dentro dos prazos legais.

Alguns direitos não são absolutos. Se um pedido não puder ser satisfeito total ou parcialmente, explicaremos o motivo aplicável.

09 Segurança e responsabilidade partilhada

Aplicamos medidas técnicas e organizativas proporcionais ao risco para proteger os dados contra destruição, perda, alteração, divulgação ou acesso não autorizado. Estas medidas incluem, consoante o contexto, controlo de acessos, proteção de credenciais, registos de segurança, isolamento de contas, atualizações e cópias de segurança.

Nenhum sistema é absolutamente imune a incidentes. Os participantes devem usar palavras-passe únicas, limitar contas a pessoas autorizadas, terminar sessões em equipamentos partilhados, manter os seus dispositivos protegidos e comunicar imediatamente qualquer suspeita a geral@hotelrevenue.pt.

Se ocorrer uma violação de dados pessoais, será avaliada e tratada nos termos legais, incluindo as notificações exigíveis ao responsável pelo tratamento, à autoridade de controlo ou aos titulares.

10 Cookies e armazenamento local

Nesta versão do site e do piloto utilizamos apenas cookies ou tecnologias equivalentes estritamente necessários para funções como segurança, gestão de sessão, autenticação, conservação temporária de preferências e funcionamento técnico.

Estes mecanismos essenciais não são usados para criar perfis publicitários. Se forem introduzidas tecnologias não essenciais, a informação será atualizada e será disponibilizado um mecanismo de escolha quando legalmente necessário.

Pode bloquear cookies no navegador, mas a desativação dos mecanismos essenciais poderá impedir o início de sessão ou o funcionamento correto do KAR.

11 Indicadores e decisões automatizadas

O KAR pode calcular indicadores e apresentar alertas com base nos dados registados pelo alojamento. Estes resultados destinam-se a apoiar a verificação humana: não substituem decisões do participante, não usam automaticamente dados de mercado e não produzem, por si só, efeitos jurídicos sobre hóspedes ou utilizadores.

A seleção para o Founding Pilot não é tomada exclusivamente por um sistema automatizado.

12 Alterações e contacto

Podemos atualizar esta política para refletir alterações no KAR, nos tratamentos ou na legislação. A versão em vigor será publicada nesta página com a respetiva data. Quando uma alteração for material para participantes ativos, procuraremos comunicá-la por um canal adequado antes de produzir efeitos, sempre que exigível.

A utilização do KAR está também sujeita aos Termos do Founding Pilot. Em caso de dúvida sobre privacidade ou sobre esta política, contacte-nos.